Vad är en underhållsplan? En guide för fastighetsägare och BRF

Vad är en underhållsplan?

En underhållsplan är en dokumenterad plan för att säkerställa att fastigheten hålls i gott skick. Syftet är att förebygga problem och minska kostnader på lång sikt genom regelbundet underhåll.

Underhållsplanens syfte och målsättning

En underhållsplan har som syfte att förhindra problem och slitage på en fastighet eller anläggning, vilket i sin tur förlänger dess livslängd och minimerar risken för akuta och dyra reparationer. Genom att optimera driftkostnader och behålla fastighetens värde bidrar underhållsplanen till en mer effektiv och kostnadseffektiv fastighetsförvaltning.

Målsättningen med en underhållsplan är att skapa struktur och tydlighet i underhållsarbetet, förbättra planering och budgetering av underhållskostnader, öka säkerheten i fastigheten eller anläggningen och slutligen förbättra den totala effektiviteten för fastighetsförvaltningen.

Viktiga komponenter i en underhållsplan

En effektiv underhållsplan innefattar en detaljerad beskrivning av fastigheten, inventering av system och utrustning, riskbedömning, en detaljerad underhållsplan med tidsplan, ansvariga, kostnad och budget. Regelbunden dokumentation, uppföljning och revidering av planen baserat på nya risker, problem eller förändringar i fastighetens tillstånd är avgörande.

Detta säkerställer en effektiv och kostnadseffektiv fastighetsförvaltning.

Exempel på specifika komponenter:

Tak: Underhåll av takbeläggning, takrännor, stuprännor och vindsutrymme
Fasad: Underhåll av fasadmaterial, fogar, fönster och dörrar
VVS: Underhåll av rör, stammar, värmepanna, ventilationssystem och sanitetsutrustning
El: Underhåll av elsäkerhet, kablar, elcentraler och belysning
Mark: Underhåll av markytor, asfaltering, gräsmattor och trädgårdsanläggningar

Utöver dessa generella komponenter kan en underhållsplan innehålla mer specifika detaljer beroende på fastighetens unika egenskaper och behov. Det är viktigt att planen anpassas till fastighetens situation och behov.

Underhållsplanens omfattning

Här beskriver vi de delar av fastigheten som brukar beröras i underhållsplanen lite mer utförligt.

Varför behövs en underhållsplan?

En fastighet eller anläggning kräver regelbunden omsorg för att behålla sin funktion och sitt värde. Att ha en underhållsplan är avgörande för att säkerställa detta på ett effektivt och proaktivt sätt.

Förebyggande underhåll

Att ligga steget före problem genom regelbundet underhåll sparar pengar i längden. Små åtgärder idag kan förhindra kostsamma reparationer och driftstörningar i framtiden. Planerade underhållsåtgärder kan dessutom optimeras för att minimera avbrott och störningar i verksamheten.

Bevarar fastighetsvärdet

En välskött fastighet behåller sitt värde betydligt bättre än en försummad. En underhållsplan ger en tydlig bild av fastighetens skick och underhållsbehov, vilket underlättar vid försäljning eller värdering.

Planering och budgetering

Att ha en plan för underhåll ger fastighetsägaren möjlighet att budgetera effektivt. Kostnaderna för underhåll kan spridas ut över tid, vilket ger en mer stabil och förutsägbar ekonomi.

Sammanfattningsvis är en underhållsplan en ovärderlig investering i en fastighet eller anläggning. Den bidrar till att spara pengar, bevara värde, underlätta planering och skapa en mer effektiv förvaltning. Att inte ha en underhållsplan är som att köra bil utan att tanka – förr eller senare tar det stopp.

Ekonomisk planering och budgetering

När det kommer till förvaltningen av fastigheter, är en väl genomtänkt ekonomisk plan och noggrann budgetering avgörande för att säkerställa långsiktig hållbarhet för de fastigheter som berörs. Denna process involverar flera viktiga steg för att uppskatta kostnader för underhållsåtgärder, skapa en långsiktig budget och reservera medel för planerat underhåll.

Uppskattning av kostnader för underhållsåtgärder

Uppskattning av kostnader för underhållsåtgärder är en central del av ekonomisk planering. Detta innebär att noggrant bedöma vilka underhållsbehov som finns och att uppskatta kostnaderna för att genomföra dem. Genom att ta hänsyn till faktorer som ålder på fastigheten, tidigare underhållsåtgärder och potentiella framtida behov kan man få en realistisk bild av de ekonomiska kraven.

Upprättande av en långsiktig budget

Efter att kostnaderna har uppskattats är nästa steg att upprätta en långsiktig budget. Detta innebär att skapa en plan för hur pengarna kommer att användas över en längre tidsperiod, vanligtvis flera år framåt. En välutvecklad budget tar hänsyn till både löpande driftskostnader och större kapitalinvesteringar för underhållsåtgärder. Genom att ha en tydlig överblick över de ekonomiska resurserna kan man undvika oväntade kostnader och säkerställa att tillräckliga medel finns tillgängliga för att upprätthålla fastigheten på ett hållbart sätt.

Reservering av medel för planerat underhåll

Att reservera medel för planerat underhåll är ett viktigt steg för att säkerställa att nödvändiga åtgärder kan genomföras när de behövs. Genom att avsätta medel regelbundet för underhållsändamål kan man skapa en ekonomisk buffert för att täcka kostnaderna för framtida reparationer och uppgraderingar. Detta minskar risken för att behöva ta till akuta åtgärder eller att belasta föreningens medlemmar med plötsliga avgiftsökningar.

Ekonomisk planering och budgetering är en viktig del i underhållsplanen och avgörande för att säkerställa långsiktig hållbarhet och välbefinnande för bostadsrättsföreningar och fastighetsägare. Genom att noggrant uppskatta kostnader, skapa en långsiktig budget och reservera medel för planerat underhåll kan man minimera ekonomiska risker och säkerställa att fastigheten fortsätter att vara en trygg och trivsam plats att bo och verka på.

Tidsplanering och schemaläggning

Inom ramen för en effektiv underhållsplan är tidsplanering och schemaläggning avgörande faktorer för att säkerställa att underhållsåtgärder genomförs i rätt tid och på ett effektivt sätt. Denna process innefattar att fastställa tidsramar för underhållsåtgärder, att prioritera mellan akuta och långsiktiga åtgärder samt att samordna med andra pågående projekt.

Fastställa tidsramar för underhållsåtgärder

När det gäller fastställande av tidsramar för underhållsåtgärder är det viktigt att ha en realistisk uppfattning om den tid som krävs för att genomföra olika typer av underhåll. Detta kan inkludera allt från mindre reparationer till större renoveringsprojekt. Genom att ha klara och tydliga tidsramar kan man undvika förseningar och säkerställa att arbetet utförs inom överenskomna deadlines.

Prioritera åtgärder

Prioritering av åtgärder är en annan viktig aspekt av tidsplaneringen inom underhållsplanen. Det är inte ovanligt att det finns flera underhållsbehov som behöver hanteras samtidigt. Genom att prioritera mellan akuta åtgärder som kräver omedelbar uppmärksamhet och långsiktiga åtgärder som kan planeras in på längre sikt kan man optimera resurserna och säkerställa att de mest kritiska behoven tas om hand först.

Samordna med andra pågående projekt

Samordning med andra pågående projekt är också av stor vikt för att undvika kollisioner och ineffektivitet. Det är inte ovanligt att det pågår flera projekt samtidigt inom en fastighet eller förening, och att dessa kan påverka varandra på olika sätt. Genom att ha en öppen kommunikation och koordinera mellan olika projekt kan man minimera störningar och maximera effektiviteten i genomförandet av underhållsåtgärderna.

Sammanfattningsvis är tidsplanering och schemaläggning avgörande för att säkerställa att underhållsåtgärder genomförs på ett effektivt och kostnadseffektivt sätt inom ramen för en underhållsplan. Genom att fastställa klara tidsramar, prioritera mellan olika åtgärder och samordna med andra pågående projekt kan man säkerställa att fastigheten upprätthålls på ett tillfredsställande sätt och att resurserna används på bästa möjliga vis.

Förvaltning och uppföljning

En väl utformad underhållsplan är inte statisk, utan det är ett levande dokument som kräver kontinuerlig uppföljning. Detta avsnitt belyser det viktigaste  för att säkerställa att planen förblir relevant och fungerande över tid. Genom att kontinuerligt förvalta och följa upp underhållsplanen kan fastighetsägare och BRF-säkerställa att deras fastigheter underhålls på ett effektivt och ekonomiskt sätt, vilket som tidigare nämnts  bidrar till en längre livslängd för fastigheten, ökat fastighetsvärde och en trivsam boendemiljö för de boende.

1. Regelbunden uppdatering av underhållsplanen

• Planens aktualitet
  Se till att planen uppdateras regelbundet, minst en gång per år, för att ta hänsyn till nya åtgärder, förändrade behov och eventuella avvikelser.
• Inventering och besiktning
  Utför regelbundna inventeringar och besiktningar av fastigheten för att identifiera nya underhållsbehov och uppdatera planen i enlighet med detta.
• Teknisk utveckling
  Håll dig uppdaterad om nya tekniker och material som kan förbättra underhållsprocessen och optimera kostnadseffektiviteten.
• Lagstiftning och regelverk
  Följ eventuella förändringar i lagar och regelverk som kan påverka underhållsplanen och uppdatera den vid behov.

2. Övervakning av genomförda åtgärder

• Dokumentation
  Dokumentera noggrant alla genomförda underhållsåtgärder, inklusive datum, kostnad, utförare och beskrivning av arbetet.
• Uppföljning och kontroll
  Utför regelbundna uppföljningar och kontroller för att säkerställa att åtgärderna har utförts korrekt och att de önskade resultaten uppnåtts.
• Avvikelsehantering
  Identifiera och hantera eventuella avvikelser från planen, och uppdatera planen vid behov för att återspegla den faktiska situationen.

3. Utvärdering och justering vid behov

• Regelbunden utvärdering
  Utvärdera regelbundet effektiviteten i underhållsplanen och identifiera områden för förbättringar.
• Nyckeltal och indikatorer
  Använd relevanta nyckeltal och indikatorer, till exempel underhållskostnader, felanmälningsfrekvens och energiprestanda, för att mäta planens framgång.
• Justeringar och förbättringar
  Baserat på utvärderingen, gör nödvändiga justeringar och förbättringar av planen för att optimera den och se till så att den förblir kostnadseffektiv.

Tips:

• Använd digitala verktyg och programvara för att underlätta förvaltningen och uppföljningen av underhållsplanen. Vi på Perfecta Projektledning såväl skapar som uppdaterar  underhållsplanen med det digitala verktyget Planima.
• Samarbeta med professionella besiktningsmän och entreprenörer för att säkerställa hög kvalitet på underhållsarbetet.
• Kommunicera regelbundet med de boende om underhållsplanen och dess framsteg för att öka transparens och delaktighet.

Nytta med en underhållsplan

Vi har återkommit till nyttan med underhållsplanen flera gånger och vi anser att det är värt en upprepning ännu en gång. Det handlar framförallt om tre saker som underhållsplanen bidrar till, vilka är:

• En effektivare fastighetsförvaltning
• Förbättrad kostnadsöversikt och underlättad budgetering
• Minskade risker och att förebygga överraskande och oväntade utgifter

En underhållsplan hjälper till att bevara fastighetens värde och funktion över tiden. Genom att identifiera och planera för underhållsåtgärder i förväg kan man förebygga kostsamma skador och behov av akuta reparationer. Planen är en strukturerad ram för att hantera fastighetens underhållsbehov, vilket gör det lättare att följa upp och genomföra nödvändiga åtgärder i rätt tid. Det bidrar till att säkerställa en säker och trivsam miljö för fastighetens användare och hyresgäster samtidigt som det minimerar driftstopp och obehagliga överraskningar. Slutligen kan en välutformad underhållsplan öka fastighetens livslängd och därmed dess värde, vilket är fördelaktigt både för ägare och användare på både kort och lång sikt.

Framtagande av en underhållsplan

Eftersom underhållsplanen är ett så pass viktigt arbete och dess betydelse för fastighetens framtida värde så rekommenderar vi att anlita en expert eller konsult, som kan vara Perfecta Projektledning eller motsvarande. Det blir en försäkran att planen tas fram på rätt sätt och att den blir det viktiga styrdokument som den ska vara. Vi på Perfecta strukturerar planen i åtta olika steg i vilka vi beskriver nuvarande status, vilka åtgärder som föreslås, tidsspann och kostnader.

När man ska upprätta en underhållsplan så är det viktigt att göra en inventering och dokumentera fastighetens nuvarande status. En bra början är att gå igenom fastighetens nuvarande skick och identifiera vilket underhållsbehov som finns. När underhållsbehovet är kartlagt så gäller det att prioritera de åtgärder som man ser behov av att utföras.

Underhållsplan i 8 steg

För att säkerställa en effektiv planering av föreningens fastighetsunderhåll tillhandahåller vi ett omfattande beslutsunderlag. Vi strukturerar planen 8 steg med utrymme för eventuella tillägg. I dessa steg under upprättandet av en underhållsplan beskriver vi ingående fastigheternas nuvarande status, föreslagna åtgärder, tidsspann och tillhörande kostnader.

1. Nulägesanalys
2. Statusbeskrivning
3. Mängdning
4. Kostnadsuppskattning för underhåll
5. Datainmatning i Planima (det digitala verktyg vi använder)
6. Utarbetande av underhållsplan
7. Presentation av utkast av planen
8. Godkännande av färdigställd underhållsplan

Vad kostar det att upprätta en underhållsplan?

Kostnaden för en underhållsplan varierar beroende på en rad faktorer.

Exempel på faktorer som avgör priset på att ta fram en underhållsplan är:

• Fastighetens storlek och komplexitet. Större och mer komplexa fastigheter kräver mer tid och resurser att planera för, vilket leder till en högre kostnad.
• Omfattning och detaljgrad. Ju mer detaljerad och omfattande planen är, desto högre blir kostnaden.
• Expertkostnad. Konsultavgiften för experten utgör en betydande del av den totala kostnaden.
• Inkluderade tjänster. Vissa konsulter och experter erbjuder extra tjänster som kan påverka priset, till exempel riskanalys, energianalys eller digitalisering av planen.
• Uppdateringsfrekvens. Hur ofta planen behöver uppdateras påverkar också kostnaden.

Underhållsplan för bostadsrättsföreningar (BRF)

Specifika krav och utmaningar för BRF

Från 2024 krävs en 50-årsplan för nya och ombildade BRF:er. Planen ska vara komponentuppdelad, regelbundet uppdaterad och ingå i den ekonomiska planen. Befintliga BRF:er rekommenderas starkt att ha en plan. Syftet är att skapa en översikt över fastighetens skick och behov, vilket möjliggör effektiv planering och budgetering för underhåll, vilket sparar pengar och förhindrar akuta reparationer.

Tips: Jämför gärna leverantörer och välj en sakkunnig aktör som oss på Perfecta Projektledning, tveka inte inför att kontakta oss. Du hittar mer information hos exempelvis Boverket, SBC och Fastighetsägarna.

I samband med att man ska upprätta en underhållsplan är det viktigt att det finns ett bra samarbete och en fungerande dialog mellan styrelse och medlemmar. Det handlar inte enbart om att genomföra en praktisk planering utan det kan exempelvis beröra hur man planerar för gemensamma ytor.

Trygghet och värdefull boendemiljö för bostadsrättsföreningens medlemmar

En välskött fastighet ger trivsel och sparar pengar. En strukturerad underhållsplan ger BRF:en överblick över fastighetens skick och framtida behov. Proaktivt underhåll förhindrar akuta reparationer och bevarar fastighetens värde. Därför ger underhållsplanen bättre

Fördelar med underhållsplan för er BRF:

• Kontroll över kostnader
• Förutseende underhåll
• Ökad trygghet
• Förbättrat värde

Investera i en trygg framtid för din BRF!

Underhållsplanen är en viktig del av en välskött BRF. Den ger verktyg för att skapa en stabil och trygg boendemiljö för alla medlemmar, samtidigt som bostadsrättsföreningen sparar pengar och bevarar fastighetens värde.