Lathund för entreprenadupphandling

Större renoveringar, ombyggnationer och underhållsarbeten skapar ofta problem hos bostadsrättsföreningar – helt enkelt på grund av att man saknar rutiner och erfarenhet av hur man ska gå tillväga.

Detta leder ofta till att projektet kostar betydligt mer än nödvändigt eller att arbetet inte utförs enligt önskemål.

Perfecta Projektledning – har ända sedan starten 2004 samarbetat med bostadsrättsföreningar och varit dess högra hand genom alla typer av projekt – allt från förstudie och upphandling till slutbesiktning och slutavräkning.

Denna guide är framtagen för att underlätta för er bostadsrättsförening när ni ska gå igenom dessa komplicerade processer.

Här sammanfattar vi i kronologisk ordning de olika stegen i projektförandet och vad ni bör tänka på.

Hur går du vidare?

Är du intresserad av en lösning för hela eller delar av ert fastighetsunderhåll? Ring 08-54 90 38 90 eller maila!

Guide till entreprenadupphandling

1. Förstudie

Innan du planerar ditt underhållsarbete bör du ta fram ett genomarbetat beslutsunderlag – en så kallad förstudie som innebär:

  • Inventering av fastighetens BYGG- EL och VVS-installationer för att fastställa kondition och utformning

Detta görs för att ta reda på förutsättningar, omfattning och metodval för de planerade åtgärderna. Denna rapport ska ge förslag på hur projektet ska genomföras på bästa sätt och innehåller vanligen en uppskattad projektkostnad.

2. Upphandling

När man beslutat vilka åtgärder man ska göra är det dags att upphandla. Då denna guide i första hand berör större underhållsprojekt, har vi valt att gå igenom ett konkurrensutsatt anbudsförfarande med hjälp av förfrågningsunderlag.

Förfrågningsunderlaget är till för att:

  • Redogöra för arbetets regelverk och omfattning
  • Kunna jämföra anbudsgivarna på lika villkor

Innan du upprättar ett förfrågningsunderlag bör du först välja upphandlingsform och entreprenadform.

  • Upphandlingsform – bestämmer om man ska ha en eller flera avtalsparter i projektet.
  • Delad entreprenad – innebär att man handlar upp respektive yrkesgrupp individuellt, rörmokaren för sig, elektrikern för sig och så vidare. Det vill säga ett avtal per entreprenör. Själva samordningen av hantverkare ligger på beställaren.

Ett värdefullt tips vid delad entreprenad är att delegera samordningen till någon av hantverkarna, gärna byggaren som oftast är den som är med genom hela processen.

Generalentreprenad – innebär att man handlar upp en entreprenör som i sin tur handlar upp alla övriga hantverkare som behövs i projektet. Samordningen av de olika yrkesgrupperna hanteras då av generalentreprenören.
Entreprenadform

Man brukar framför allt välja mellan två olika entreprenadformer:

Totalentreprenad (ABT 06) – ska man välja när man inte riktigt har koll på metod och material. Man beskriver helt enkelt den funktion man önskar uppnå, såsom ”Här ska vi in med tio nya badrum. Det ska gå att duscha och bada, två personer ska kunna tvätta händerna samtidigt, klinkergolvet ska kännas varmt och skönt att gå på.” Planering, metod och materialval står entreprenören för.
Som beställare har man således inget att säga till om gällande teknisk lösning eller materialval, så länge efterfrågad funktion är uppnådd.

Vad innebär Totalentreprenad?

Denna entreprenadform innebär att entreprenörerna ansvarar för hur arbetena ska utföras, utöver teknisk lösning väljer de vilka material som ska användas i entreprenaden. ABT 06 är ett avtal som innefattar Allmänna bestämmelser för Totalentreprenad avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten och används vid upphandling av avtal avseende entreprenader som ska utföras på Totalentreprenad.

Utförandeentreprenad (AB 04) – Denna entreprenadform ska man välja när man har full koll både på vad man vill göra och hur man vill göra det. Som beställare ansvarar man därmed själv för planering, teknisk lösning och materialval.Entreprenören får endast en arbetsbeskrivning och materialspecifikation att utföra arbetena utifrån.

Vad innebär Utförandeentreprenad?

Denna entreprenadform innebär att du som beställare axlar ansvaret för materialval och projekteringen för ditt byggprojekt eller renovering.AB 04AB 04 är ett avtal som innefattar Allmänna bestämmelser avsedda att användas vid byggnads- anläggnings- och installationsentreprenader på utförandeentreprenad.

Förfrågningsunderlag

När du har valt upphandlingsform och entreprenadform är det dags att ta fram ett förfrågningsunderlag. Detta bör bestå av:

  • Avtalsvillkor (Allmänna Föreskrifter)
  • Funktionsbeskrivning (ABT 06) eller byggbeskrivning (AB 04)
  • Ritningsunderlag
  • Anbudsformulär
  • Miljöinventering

Allmänna föreskrifter (AF)

Innehåller uppdragets allmänna villkor samt eventuella avsteg från Allmänna Bestämmelser och delegering av ansvar.

Funktionsbeskrivning/Byggbeskrivning

Här beskriver man vilken funktion man vill att arbetena ska uppfylla (ABT 06) eller hur arbetena ska utföras (AB 04). Detta kallas även rambeskrivning eller teknisk beskrivning.

Anbudsformulär

I detta formulär anger anbudsgivaren uppgifter om företag, organisation, anbudssumma samt efterfrågad à-prislista.

Fast pris eller löpande räkning

Något man också måste ta ställning till är om man vill handla upp enligt fastprisförfarande eller på löpande räkning. Det finns både för- och nackdelar med båda förfarandena.

Fast pris

+ Fast pris på det man frågar på (förfrågningsunderlaget).

– Anbudsgivaren måste ta höjd för eventuella riskmoment. Detta innebär att det i princip alltid är dyrare att handla på fast pris.

Löpande räkning

Vid löpande räkning är det brukligt att anbudsgivaren lämnar en budgetuppskattning på förfrågningsunderlaget men redovisar med öppet förfarande.

+ Billigare än fastprisförfarande.

– Kräver en mer omfattande kontrollfunktion. Detta förfarande förutsätter att man har ett gott förtroende för entreprenören.

Fast pris – inte alltid lika med slutsumma

Gällande fast pris är det viktigt att känna till att även om man frågar efter fast pris i sin förfrågan behöver detta inte nödvändigtvis innebära att detta pris blir den faktiska slutsumman för projektet.

Anbudsgivarens fastpris avser nämligen endast uppgifterna i förfrågningsunderlaget.

Byggentreprenader är komplexa uppdrag – därmed är det sällan möjligt att förutse alla händelser i projektet, hur väl man än har planerat. Detta beror på att förutsättningarna kan komma att ändras under arbetets gång, framför allt vid entreprenader som rör renovering, ombyggnad och tillbyggnad. Ni som beställare kanske vill ändra något eller något som varit okänt för parterna ändrar villkoren.

Anbudsinfordran

När förfrågningsunderlaget är färdigt är det dags att upprätta en anbudsinfordran, där man helt enkelt bjuder in anbudsgivare. Ett bra tips gällande detta är att du ringer och intervjuar anbudsgivarna i förväg. Då skapar du intresse och får samtidigt själv en bild av de företag som vill lämna anbud.

En tumregel – är att man som minst vill ha tre anbud att ställa mot varandra. Men räkna inte med att alla du skickar anbudsinfordran till inkommer med anbud. Skicka hellre ut dubbelt antal infordringar mot antal anbud du vill ha.

Under anbudstiden bör du boka in anbudsgivarna för visning av det tilltänkta arbetsområdet. Då får du också en känsla av entreprenörerna under ett personligt möte.

Anbudsutvärdering

Efter att samtliga anbud kommit in är det dags att ”nollställa” dem mot varandra – det vill säga att kontrollera att alla anbudsgivare har svarat på de frågor du ställt.

Reservationer i anbuden

Eventuella reservationer i anbuden ska ställas mot varandra. En kreditupplysning samt en kontroll mot Skatteverket är också brukligt.

Vid anbudsutvärderingen är det lätt att stirra sig blind på priset. Ett klassiskt förfarande innebär att man avvisar det dyraste och det billigaste anbudet. Detta är ett något stelbent förhållningssätt men ändå bra att ha i bakhuvudet.

Anbudets eventuella reservationer – är dock något man bör stämma av och värdera noga, då dessa i hög grad kan påverka slutpriset.

Kontraktsskrivning

När man kommit överens om att ropa av ett visst anbud är det dags att skriva kontrakt.

Detta gör man lämpligast vid ett möte där man kan kontrollera att anbudsgivarens försäkringar är iordning samt fastställa startmöte, tidplan, prestationsbunden betalningsplan, vite (vid försening av tidplan) och eventuella säkerheter för parterna.

I kontraktet bör man även delegera fastighetsägarens arbetsmiljöansvar (BAS) samt ansvaret att föra elektronisk personalliggare.

Glöm inte att anmäla byggarbetsplats på Skatteverkets hemsida!

3. GENOMFÖRANDE

Byggstart

Vid byggstart är det brukligt att man gör en så kallad försyn – vilket innebär att man tillsammans med entreprenören dokumenterar arbetsområdet. Detta för att man ska kunna säkerställa återställningsnivån för entreprenören.

Startmöte

Arbetena föregås av ett startmöte som ska protokollföras. Under detta möte bestämmer man riktlinjerna för de kommande byggmötena och stämmer av att allt är i sin ordning. Det är även brukligt att här kvittera ut nycklar och koder för åtkomst till arbetsområdet.

Förbesiktning – Under startmötet kan det vara lämpligt att ta upp frågan om eventuell förbesiktning – det vill säga besiktning av arbeten som inte kommer att kunna vara besiktningsbara under slutbesiktningen.

Avvikelserapporter

När projektet är igång är entreprenören skyldig att inkomma med avvikelserapporter om denne anser att det har uppstått något som påverkar entreprenaden ur ett ekonomiskt perspektiv.

Dessa avvikelserapporter ska du som beställare antingen godkänna, avvisa eller komma med motförslag. Detta är den del av projektet som kanske är mest krävande. Dels för att besluten ibland måste tas på stående fot, annars kan entreprenören vara berättigad till stilleståndskostnader, dels för att frågan ibland inte kan besvaras av ett enkelt ja eller nej.

Hur kan vi hjälpa dig?

Hör av dig till oss för att få svar på eventuella frågor och önskemål.