Större renoveringar, ombyggnationer och underhållsarbeten skapar ofta problem för bostadsrättsföreningar, genom att det saknas rutiner och erfarenhet för hur man ska gå till väga. Tyvärr leder detta ofta till att man får betala betydligt mer än vad man behöver, eller inte får arbetet utfört på det sätt man hade önskat.
Vi på Perfeca Projektledning har ända sen starten 2004 sam arbetat med bostadsrättsföreningar och varit deras högra hand genom alla typer av projekt. Från förstudie och upphandling, till slutbesiktning och slutavräkning.
För att underlätta för bostadsrättsföreningarna genom dessa komplicerade processer har vi därför tagit fram denna guide. Här ser ni i kronologisk ordning de olika stegen i projektförandet och vad ni bör tänka på. Tycker ni ändå att det verkar alltför svårt är ni välkomna att kontakta oss, så hjälper vi er med hela eller delar av projektet.
Hör av dig till oss för att få svar på eventuella frågor och önskemål.
Innan man sätter igång och planerar sitt underhållsprojekt är det lämpligt att ta fram ett genomarbetat beslutsunderlag. Detta initiala beslutsstöd kallas förstudie. En förstudie innebär en inventering av fastig hetens BYGG-, EL- och VVS-installationer för att fastställa kondition och utformning. Detta görs för att ta reda på förutsättningar, omfattning och metodval för åtgärderna man planerar att utföra. Rapporten ska ge förslag på hur projektet ska genomföras på bästa sätt. Förstudien brukar vanligtvis också innehålla en uppskattad projektkostnad.
När man beslutat om vilka åtgärder man ska genomföra är det dags att upphandla. Eftersom denna guide i första hand berör större underhållsprojekt går vi här igenom ett konkurrensutsatt anbudsförfarande med hjälp av förfrågningsunderlag. Detta underlag redogör för arbetets regelverk och omfattning och är till för att kunna jämföra anbudsgivarna på lika villkor.
Det första man bör tänka på innan man upprättar förfrågningsunderlag är att välja upphandlingsform och entreprenadform:
Upphandlingsform bestämmer om man ska ha en eller flera avtalsparter i projektet.
Här handlar man upp respektive yrkesgrupp individuellt, rörmokaren för sig, elektrikern för sig etc. Alltså ett avtal per entreprenör. Samordningen av alla hantverkare ligger på beställaren. Ett bra tips vid delad entreprenad är delegera samordningen till någon av hantverkarna, förslagsvis byggaren då denna yrkesgrupp oftast är med under hela processen.
Här handlar man upp en entreprenör, som i sin tur handlar upp alla övriga hantverkare som behövs i projektet. Samordningen av alla yrkesgrupper hanteras av generalentreprenören.
Man brukar framförallt välja mellan två entreprenadformer: Totalentreprenad och Utförandeentreprenad.
Denna entreprenadform ska man välja när man inte riktigt har koll på metod- och material. Man beskriver helt enkelt den funktion man önskar uppnå, till exempel ”Här ska vi in med tio nya badrum. Det ska gå att duscha och bada. Två personer ska samtidigt kunna tvätta händerna. Klinkergolvet ska kännas varmt att gå på”. Planering, metod- och materialval står entreprenören för.
Som beställare har man således inget att säga till om när det kommer till teknisk lösning eller materialval, så länge efterfrågad funktion är uppnådd.
Denna form av entreprenad ska man välja när man har full koll på vad man vill göra och hur man vill göra det. Som beställare ansvarar man alltså själv för planering, teknisk lösning och materialval. Entreprenören får endast en arbetsbeskrivning och materialspecifikation att utföra arbetena ifrån.
Innehåller uppdragets allmänna villkor, samt eventuella avsteg från allmänna bestämmelser, delegering av ansvar med mera.
När man har valt upphandlingsform och entreprenadform är det dags att ta fram ett förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget bör bestå av avtalsvillkor (allmänna föreskrifter), funktionsbeskrivning (ABT06) eller byggbeskrivning (AB04), ritningsunderlag samt anbudsformulär.
Här beskriver man vilken funktion man vill att arbetena ska uppfylla (ABT06), eller hur arbetena ska utföras och med vilket material (AB04). Kallas även för rambeskrivning.
Detta är det formulär på vilket anbudsgivaren anger uppgifter om företag, organisation, anbudssumma samt efterfrågad à-prislista.
Något man också måste man ta ställning till är om man vill handla upp enligt ett fastprisförfarande eller på löpande räkning. Det finns för- och nackdelar med båda typerna.
+ Fast pris på det man frågar på (förfrågningsunderlaget).
– Anbudsgivaren måste ”ta höjd” för eventuella riskmoment. Detta innebär att det är i princip alltid dyrare att handla på fast pris.
Vid löpande räkning är det brukligt att anbudsgivaren lämnar en budgetuppskattning på förfrågningsunderlaget men redovisar med ”öppet” förfarande.
+ Billigare än fastprisförfarande.
– Kräver en mer omfattande kontrollfunktion.
Detta förfarande förutsätter att man har ett förtroende för entreprenören.
När förfrågningsunderlaget är färdigt är det dags att upprätta en anbudsinfordran, där man helt enkelt bjuder in anbudsgivare. Ett bra tips är att ringa och intervjua anbudsgivarna i förväg, för att skapa intresse och samtidigt få en bild av de företag som vill lämna anbud. En tumregel är att man allra minst vill ha tre anbud att ställa mot varandra. Räkna dock inte kallt med att alla som du skickar ut anbudsinfordran till inkommer med anbud. Ett knep kan vara att skicka ut dubbelt så många infordringar som man vill ha anbud. Under anbudstiden bör man boka in anbudsgivarna för visning av det tilltänkta arbetsområdet – då får man också en chans att ”känna” på entreprenörerna under ett personligt möte.
När man fått in samtliga anbud är det dags att ”nollställa” dem mot varandra, dvs kontrollera att alla anbudsgivare har svarat på de frågor man har ställt.
Eventuella reservationer i anbuden ska ställas mot varandra. En kreditupplysning samt en kontroll mot Skatteverket är också brukligt. När man gör anbudsutvärderingen är det lätt att stirra sig blind på priset. Ett klassiskt förfarande innebär att man avvisar det dyraste och det billigaste anbudet. Detta är kanske ett något stelbent förhållningssätt men man bör ändå ha det i bakhuvudet.
Anbudets eventuella reservationer är dock något man verkligen bör stämma av och värdera, då dessa i hög grad kan påverka slutpriset.
När det gäller pris så är det viktigt att känna till att även om man frågar efter ett fast pris i sin förfrågan, så innebär det inte alltid att detta pris blir den faktiska slutsumman för projektet. Anbudsgivarens fastpris avser nämligen endast uppgifterna i förfrågningsunderlaget. Byggentreprenader är komplexa uppdrag, så det är sällan möjligt att förutse alla händelser i projektet, oavsett hur mycket man har planerat innan. Detta beror på att förutsättningarna kan komma att ändras under arbetets gång, ni som beställare vill kanske ändra på något och något som tidigare har varit okänt för parterna ändrar villkoren.
När man har kommit överens om att ropa av ett visst anbud så är det dags att skriva kontrakt. Detta gör man lämpligast vid ett möte där man kan kontrollera att anbudsgivarens försäkringar är i ordning samt fastställa startmöte, tidplan, prestationsbunden betalningsplan, vite (vid försening av tidplan) och eventuella säkerheter för parterna. I kontraktet bör man även delegera fastighetsägarens arbetsmiljöansvar (BAS) samt ansvaret att föra elektronisk personalliggare.
Vid byggstart så är det brukligt att man gör en så kallad ”försyn”. Det innebär att man tillsammans med entreprenören dokumenterar arbetsområdet. Detta för att man ska kunna säkerställa återställningsnivån för entreprenören.
Arbetena föregås av ett startmöte som ska protokollföras. Under detta möte bestämmer man riktlinjerna för de kommande byggmötena och stämmer av att allt är i sin ordning. Brukligt är också att kvittera ut nycklar och koder för åtkomst till arbetsområdet.
Under startmötet kan det vara lämpligt att även ta upp frågan om eventuell förbesiktning, dvs besiktning av arbeten som inte kommer att kunna vara besiktningsbara under slutbesiktningen.
När projektet är igång är entreprenören skyldig att inkomma med avvikelserapporter om denne anser att det har uppstått något som påverkar entreprenaden ur ett ekonomiskt perspektiv. Dessa avvikelserapporter ska du som beställare ta ställning till, alltså godkänna, avvisa eller komma med motförslag. Denna del av projektet är kanske den som är mest krävande, dels för att besluten ibland måste tas på stående fot – annars kan entreprenören vara berättigad till stilleståndskostnader – och dels för att frågan ibland inte kan besvaras av ett enkelt ja eller nej.
Tips: Låt någon i styrelsen vara kontaktperson för entreprenören. Denna person bör få en inskränkt fullmakt att kunna hantera och fatta snabba beslut. Undvik att ha flera kontaktpersoner, då detta ofta kan leda till motstridigheter.
Byggmöten ska hållas under projektets gång. Hur ofta är beroende av arbetenas komplexitet. Under byggmötena, som bör protokollföras, tar man upp tekniska frågor, eventuella avvikelser, tillkommande eller avgående beställningar, stämmer av tidplanen m.m.
Läs gärna igenom standardavtalet ABT06 som finns på internet.
När det gäller beställning av tilläggsarbeten (ÄTA) så är det viktigt att man anger i administrativa föreskrifter att dessa måste ha ett skriftligt godkännande för att kunna faktureras. Vi rekommenderar också att man begär en prisuppgift för dessa innan godkännande.
Tveka inte att kontakta oss för ett problemfritt och kostnadseffektivt projekt! Ring 08-54 90 38 90 eller maila info@perfecta-projektledning.se så berättar vi mer om vad vi kan göra som projektledare och konsult.
